Meetings and Events (ENI CBC MED)

Conditions d’éligibilité des coûts : Afin que les dépenses engagées dans le cadre de l’organisation des réunions et des événements soient déclarées éligibles par les différentes instances de contrôle, les conditions détaillées dans la fiche jointe doivent être remplies (PDF à télécharger).

Checks	Conditions d’éligibilité	Documents justificatifs	Observations
Meetings and events are directly related to the project, the related activities are explicitly stated in the approved Grant Contract	Les réunions et les événe-ments sont directement liés au projet. Les activités connexes sont explicitement indiquées dans le contrat de subvention approuvé.	– Budget approuvé – Description du Projet (Annexe I du Contrat de Subvention)	La réunion ou l’évènement doit être préalablement budgétisé et prévu dans la « Description du projet »
Documents on the selection of the service providers are available.	Les documents de sélection du ou des fournisseurs des services sont disponibles.	Tous les documents depuis l’élaboration du cahier des charges ou des TdR jusqu’à la conclusion du contrat ou l’établissement du bon de commande, y compris notamment le tableau comparatif des offres, le PV de dépouillement et le PV de sélection du fournisseur.	Ne pas oublier la publication de l’appel d’offres ou de la consultation sur le site web de l’ENI CBC MED.
The contract laying down the services to be provided is available	Le contrat fixant les services ou prestations à fournir est disponible.	Contrat de service dument signé par les deux parties et comportant leurs obligations respectives suffisamment détaillées.	Le contrat doit être enregistré à la Recette des finances lorsque la procédure d’enregistrement est requise ou est obligatoire (cas notamment des marchés publics).
The expiring date of the contract has been respected (absence of irregular extensions / renewals / amendments).	La date d’achèvement du contrat a été respectée (absence de prolongations, renouvellements, ou amendements irréguliers).	– PV de réception définitive ou tout autre document en tenant lieu ; – Documents justificatifs de la réunion ou de l’événement.	S’assurer que le fournisseur n’a pas reçu une faveur quelconque après la conclusion du contrat.

[1] Source : Control check-list, publiée dans le cadre du Programme ENI CBC MED 2014-2020 (Version de juillet 2021).

Checks	Conditions d’éligibilité	Documents justificatifs	Observations
The evidence of the work carried out by the service provider is available.	La preuve que les travaux effectués par le presta-taire est disponible.	– Invitations diffusées ; – Ordre du jour de la réunion ou de l’événement ; – Description détaillée de l’événement ; – Liste des participants – Photos ou VDO de l’événement, etc.	Les documents justificatifs doivent être en harmonie avec la nature, la description et les objectifs attendus de la réunion ou de l’événement.
The promotional materials produced in the framework of the event respect the information and publicity require-ments of the Programme	Les outils, supports ou documents promotion-nels produits dans le cadre de l’événement respectent les exigences d’information et de publicité du Programme.	– Echantillon ou exemp-laire de chaque outil, support ou document – Photos de ces outils comportant les logos mis en exergue.	Comportent au moins le logo du Programme IEV CTF MED (ou ENI CBC MED) ainsi que le logo de l’Union Européenne.
For costs of catering, a list of participants is available	Pour les frais de restau-ration, une liste des parti-cipants est disponible.	– Liste signée par chaque participant.	Le nombre des repas servis doit être égal au nombre des participants
Invoice is available	Facture disponible	Facture détaillée conforme à toutes les dispositions contrac-tuelles et établie confor-mément à l’article 18 du Code de la TVA.	Facture dument contrôlée et vérifiée selon les procédures en vigueur adoptées par le BEN (bénéficiaire) ou le PP (Project Partner).
Proof of payment is available	Preuve de paiement disponible	– Ordre de virement en bonne et due forme ; – Chèque libellé au nom du prestataire ; – Copie du chèque comportant la décharge de ce dernier ;	La date effective de paiement ne doit pas être postérieure à la date de clôture de la période du Reporting.
Proof of payment is available	Preuve de paiement disponible	Relevé bancaire comportant en débit le montant payé	Sauf si ce montant figure dans l’état de rapprochement bancaire.
The expenditure declared corresponds to the accounting records and supporting documents	Les dépenses déclarées correspondent aux pièces comptables et pièces justificatives détenues	Balance, grand-livre, journal général et journaux auxiliaires comportant la bonne comptabilisation des dépenses en question.	Généralement, au débit du compte 61 ou 62 « Services extérieurs » ou au débit du compte 60 en ce qui concerne les outils promotionnels.